איך לגייס עובד – יעקב רפאלוב

איך לגייס עובד?

זמן קריאה 6 דק'

לגייס עובד לעיתים הופך להיות תהליך ארוך ומייגע.
בנקודות זמן מסוימות המיזם שלנו נופל וקם על העובד שגייסנו.

לאורך 3 השנים האחרונות גייסתי לא מעט עובדים,
ושמתי לב שיש דפוסים וכללים שקבעתי תוך כדי תנועה.

כאלה שעבדו לי וכאלה שלא עבדו לי.

מכה קלה בכנף

לרוב כאשר אנחנו מחליפים כיוון מעובדים במערכת משומנת וגדולה, ליזמים שחולמים להגשים את עצמם בדיוק כמו המערכת ממנה הגענו, אנחנו בטוחים שכמו המערכת שבה עבדנו גייסה עובדים כך גם אנחנו יכולים לגייס בקלות.

המערכת ממנה הגענו בנתה לעצמה סיסטם של גיוס עובדים, לפעמים יש להם גם מגייסים או מגייסות בתשלום וגם כשהם מגייסים במרבית התפקידים אם יכשלו זו תהיה מכה קלה בכנף.

כישלון זה חלק מתהליך

לשיטה שלמדתי על בשרי, ואני ממשיך לשפר אותה מפעם לפעם קדמו לא מעט כישלונות, הפסדים כלכליים ואכזבות.

כולן חישלו אותי, ולימדו אותי להתכונן טוב יותר לקראת הסבב הבא של גיוס העובד.ת.

ישבתי וחיברתי לעצמי מספר כללים שמנחים אותי במהלך הגיוס, ותוך כדי חשבתי לעצמי למה לא לשתף?
קבלו

לפני שנתחיל 2 כללים מאוד מאוד חשובים

הכלל הראשון

זכרו תמיד בצד השני יש בנאדם, גם אם הוא לא ענה במדויק על הצרכים או על הציפיות שלכם אל תעשו לו את מה שאתם לא רוצים שיעשו לכם, התנהגו אליו כמו שהייתם מצפים שיתנהגו אליכם.

הכלל השני

"הזמן שלנו שווה הרבה כסף", ו"אני לא עשיר מספיק בכדי לקנות משהו זול" – אילו לא רק קלישאות, כל יום שתבזבזו על עובד שלא יקדם אתכם למטרה שלכם, זה יום שאתם מפסידים גם את הכסף שלא הכנסתם באותו היום.

איך לזהות את הצורך

בנו לעצמכם סיסטם לזיהוי הצורך

החלק הכי חשוב לפני כל גיוס, בניית סיסטם לזיהוי הצורך האמתי – אנחנו כבר נמצאים בשלב שכבר עבדנו עם כמה עובדים או ספקים אנחנו מכירים את הצרכים שלנו ושל הפרויקט

עכשיו זה הזמן הכי טוב לשבת ולבנות סיטסטם שאומר לנו מתי עולה צורך לעובד כזה או אחר ועד כמה הצורך הוא אמתי.

לדוגמה: בנינו פורטל תוכן משוכלל מאוד, מלא אוטומציה , וטכנולוגיה מתקדמת עם פינות מיוחדות ואזורים אישיים – ואחרי שהכל נבנה התחילו לעלות אצלנו צרכים שידענו שהם קיימים, אך לא ייחסנו להם מחשבה בתהליך הבנייה –

אנחנו צריכים תוכן,

צריכים שהתוכן יעלה לפורטל,

צריכים שהשפה העיצובית והמיתוגית תישמר גם בשיווק השוטף,

צריכים לעשות בדיקות QA לפורטל,

צריכים מענה ליוזרים החדשים

אוקי הבנו אנחנו כבר תקופה די ארוכה אומרים לעצמנו שצריך לבנות סיסטם לזיהוי צרכים, עכשיו זה הזמן הכי טוב

הגדירו את תחומי האחריות הצורה מדויקת

לאחר שזיהנו את הצורך, כעת מתחיל תהליך ההגדרה – חשוב מאוד מאוד, להגדיר בצורה מדויקת

מה הצורך שלכם

מי המועמד או המועמדת שאתם מחפשים

על מה הוא צריך לענות

מה יהיו במדויק תחומי האחריות שלו

ומה התוצאות שאתם צריכים לקבל במדויק כתוצאה מהעבודה שלו

את כל ההגדרות התפקיד והמשימות מעלים על קובץ דרייב וממספרים את תחומי האחריות והמשימות של העובד

ככל שתחומי האחריות של העובד יהיו יותר מצומצמים כך ניתן להפיק ממנו יותר

מסננים שאתם חייבים להשתמש בהם -

נסחו את מודעת הדרושים

לאחר שיש לכם את הרשימה המוגדרת, נסחו את מודעת הדרושים השתדלו לכתוב את כל הציפיות שלכם מהעובד כבר במודעה כך תחסכו לכם קו"ח שלא מתאימים

הקימו תיבת מייל ייעודית

הקימו תיבת מייל ייעודית עבור קבלת קורות החיים, אחרת תיבת המייל שלכם תוצף בקורות חיים והצעות של ספקים.

הגדירו במדויק את השעות בהן אתם עוסקים בראיונות טלפוניים

קבעו לכם שעה עד שעתיים שבהם אתם ממוקדים רק במעבר על קורות חיים, עדיף להגדיר את השעות לשעות שבין 16.00-19.00 , ראייתם קו"ח שבא לכם לשאול עוד שאלה – שילחו את השאלה במייל חוזר [ לרוב הם עונים בתווכי זמן ממש קצרים]

הזמן שלנו יקר מאוד, ותכלס לא נשאר לנו כסף בכדי לשלם על חוסר ניסיון

קו"ח חיים שבהם במכתב המקדים כתוב "יש לי תשוקה ללמוד" או "אני מחפש.ת את האתגר הבא שלי" או עוד משפטי מפתח שמעידים על מועמד חסר ניסיון, פשוט תמחקו, הזמן שלכם הוא ממש יקר בכדי לפנטז על מועמד שמחיר רצפה רק בכדי לגלות שהמועמד לא מתאים לכם. או במילים אחרות עדיף להתקדם למועמד הבא מאשר לשרוף עוד 20 דק' על שיחת ראיון ראשונית שידוע מראש שהיא לא מה שאנחנו מחפשים כאן ועכשיו!

הזמן שלנו יקר מאוד, ותכלס לא נשאר לנו כסף בכדי לשלם על דורשי משכורות העתק

אם לא ביקשתם לציין ציפיות שכר במודעה, ראיתם קורות חיים ותיק עבודות שממש אבל ממש אהבתם, שאלו במייל מה ציפיות השכר של המועמד, אם ציפיות השכר רחוקה אלפי מונים מהציפייה שלכם, וותרו והתקדמו חבל לבזבז את הזמן על מועמד ששינכם יודעים שהשיחה היא רק שיחת נימוסין.

ואם עדיין התעקשתם להתקשר למועמד שדורש משכורת שברור שלא נוכל לעמוד בה בשלב זה, יש דרך לנהל ולרתום אותם לשיחה

קבלו תסריט לפתיחת שיחה: היי…… זה יעקב רפאלוב, קיבלתי את קורות החיים שלך לתפקיד….. זה עדיין רלוונטי? כן גם אם ברור לנו שזה עדיין רלוונטי כי לפני רגע קיבלנו את קורות החיים,

לפעמים מאוד מתאים למועמד אולי להוריד מעט מהדרישות שלו, ולו רק בתנאי שהוא יתחבר לתפקיד, לאתגר, לבוס החדש.

כל מה שאנחנו צריכים לעשות בשיחה היא לעזור לו למצוא את התשובות ל – למה כן לבחור בכם

והדרך היא ע"י הצפת כל הדברים הלא כיפיים בהצעה –
כן, אבל אתה רגיל להגיע מארגון יותר גדול, והיו לא מעט לקוחות, וכעת אני מציע לך תפקיד במיזם חדש שעוד לא יצא לדרך, זה לא נחשב עבורך לרדת ברמה?

שיזרו שאלות והסתייגויות כולל סוגיית המשכורת המוצעת תוך כדי שיחה, מניסיון ברוב המקרים המועמד אומר לא במהלך השיחה, מעטים המקרים שמועמד הסכים לתנאים.
לכן חשוב לשקול כאן את מיימד הזמן שנקדיש לשיחה ואת התועלת שתצא לנו מהשקעה שלנו בזמן.

נצלו את השיחה ללמוד על התחום

נצלו את המעמד לשאול עוד שאלות מקצועיות, גם אם אתם מכירים לעומק את כל הפעולות שעושה איש SEO, עכשיו יש לכם הזדמנות להבין על מה אנשי SEO מבקשים 8,500 ש"ח משכורת חודשית.

אם אתם לא מכירים את התחום אליו אתם מגייסים את המועמדים, נצלו את השיחות הראשונות לשאלות שאלות תם, ללא בושה על התחום, שאלו כל שאלה גם אם היא נראית לכם טיפשית, התשובות שהתקבלו מהמועמדים יעזרו לכם בחשיבה ובהבנה של למה לצפות מהעובד החדש
שאלה כמו: זה תפקיד חדש אצלנו ואת האמת שאנחנו עוד לא יודעים לצפות או להגדיר אותו כמו שצריך

זו שאלה לגיטימית ומעולה, המועמדים יספרו לכם על התפקיד שלהם, על איך העסיקו אותם, ועל איך ניהלו אותם.

ואתם תלמדו לקראת המועמד הבא.

עזרו למועמד לספר לכם את הציפיה האמתית שלו מבלי שהוא ידע

תמיד אבל תמיד בשיחת הריאיון הראשונה המועמדים ממש, אבל ממש נחמדים, ותמיד הם מספרים על עצמם ועל היכולות שלהם, בצורה כזו שאשכרה אנחנו מאמינים לכל מה שנאמר, אתגרו את המועמד וספרו לו על כל הדברים הלא כיפיים בתפקיד שאתם מציעים, לאורך השיחה בערך החל מהדקה ה חמישית שיזרו שאלות "משכנעות" שעוזרות להבין למה התפקיד לא טוב עבורם, ולמה ה לא בדיוק כמו שהם מצפים. לאט לאט המועמד יתחיל להציף את ההסתייגויות שהיה לכם ממש שווה לשמוע אותם במעמד הזה ולא בשלבים יותר מתקדמים.

ספרו למועמד מה הצעד הבא

החלטתם שהוא לא מתאים הודיעו לא כאן ועכשיו.

החלטתם לשקול את המועמדות שלו עוד כמה ימים , ספרו על כך, ועל הדרך שבה אתם הולכים לעדכן אותו.

אם אתם מתכוונים לחזור ולתת לו כל תשובה, כן גם תשובה שלילית עדכנו אותו ועימדו במילתכם.

אם אתם לא מתכוונים לחזור אליו במידה והתשובה שלילית לגביו, ספרו לו את זה במעמד השיחה רגע לפני שמנתקים.

הבהירות הזו חשובה כלפי המועמד וחשובה כלפיכם.

קבעו תשלום ממנו אתם מוכנים להיפרד לטובת הבדיקה

אם רק תיישמו את הפסקה הזו, אני את שלי עשיתי

דיברתם אם לא מעט מועמדים, עד כדי כך שיצא לכם עשן מהאוזניים, ולפרקים הייאוש מבצבץ, כן זה אתגר לא פשוט למצוא עובד מדויק לכם, זה לא פשוט גם כי המשאבים כבר כמעט ואזלו.

ועדיין הצלחתם לצלוח את השלב הזה, ולמצוא בפינצטה 3 מועמדים, שהדליקו אצלכם איזה ניצוץ של תקווה שהנה הגעתם למנוחה ולנחלה.

מעולה, אבל איך בוחרים את המועמד הכי מתאים? מה הם הפרמטרים?

בצעו יום עבודה בתשלום מלא

ביום זה תבדקו את המועמדים בשלל משימות –

לפני שמתחילים חשוב מאוד להבין הבדיקה הזו לפעמים עולה לא מעט כסף, אך ב 80% מהמקרים בהם השתמשנו בשיטה זו קלענו בול וגיסנו שחקניות ושחקני נשמה שהולכים אתנו יד ביד.